Digitale Vertriebslösungen dienen der Organisation von Anfragen und Angeboten. Ernstgemeinte Anfragen, egal ob per Telefon, E-Mail oder online generiert, lassen sich mithilfe cloudbasierter Tools kanalisieren, zuordnen, weiterverarbeiten und gezielt in Umsatz verwandeln. Sie helfen auch dabei, Website-Besucher zu identifizieren und mit relevanten Inhalten anzusprechen. So behalten Unternehmen den Überblick über ihre Kundenkommunikation auf allen Kanälen.
In diesem Interview erläutert Heiko Fischer, Digitalisierungsexperte, Geschäftsführer und Coach von www.100prozent.digital, wie Sie mit zeitgemäßen Eigenschaften und Funktionen moderner Software Ihren Vertrieb effizient unterstützen.
Heiko Fischer, aus deiner Sicht und Erfahrung: Wobei helfen cloudbasierte Vertriebslösungen Handwerksbetrieben in erster Linie?
Heiko Fischer: Sie helfen in erster Linie dabei, die Kundenkommunikation zu optimieren und effizienter zu gestalten. Im Vordergrund steht die zentrale Verwaltung und Verarbeitung von Anfragen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Anfragen per Telefon, E-Mail oder über Online-Kanäle ins Unternehmen kommen. Das stellt sicher, dass keine Anfrage verloren geht, und bietet die große Chance, alle Kundenanliegen zeitnah zu beantworten.
Was ich besonders hervorheben möchte, ist, dass diese Werkzeuge auch „nonverbal“ sehr hilfreich sind. Es gibt Lösungen, die potenzielle Kunden auf der Website identifizieren und automatisch gezielt mit relevanten Inhalten versorgen. Das erhöht die Chancen auf mehr Umsatz mit relativ wenig Aufwand.
Warum ist es deiner Meinung nach wichtig, auf eine cloudbasierte Lösung zu setzen?
Heiko Fischer: Zwei Stichworte: Flexibilität und Skalierbarkeit! Die herkömmlichen Systeme lassen genau das in der Regel vermissen – oder es ist kompliziert und man bindet sich über einen längeren Zeitraum an die Systeme.
Der Betrieb soll sofort und von überall auf die Systeme zugreifen können. Das ist ein großer Vorteil! Nebenbei aktualisieren sich Cloudsysteme „von alleine“ und komplexe Installationen vor Ort fallen komplett weg. Das spart Zeit und Geld. Einen weiteren Aspekt sollte man auch nicht außer Acht lassen: Cloudsysteme sind oft besser geschützt und werden vom Anbieter gesichert.
Welche Funktionen sollte eine zeitgemäße digitale Vertriebslösung anbieten, um speziell für den Einsatz in einem Handwerksbetrieb Wirkung zu entfalten?
Heiko Fischer: Da fallen mir ein paar Punkte ein! So sollten auf jeden Fall die automatisierte Erfassung und Zuordnung von Kundenanfragen, ein integriertes Kundenbeziehungsmanagement und Werkzeuge zur Angebotserstellung und -verfolgung nicht fehlen.
Darüber hinaus sollte es auch die Möglichkeiten der Kundeninteraktion über verschiedene Kanäle zentralisieren und relevante Analysen bereitstellen können. Darauf aufbauend kann das Unternehmen seinen Vertrieb steuern. Natürlich wäre auch eine Integration in die vorhandene Branchensoftware wünschenswert – aber aus meiner Erfahrung heraus ist das noch „Zukunftsmusik“.
Welches Wissen ist nötig, um mit einer cloudbasierten Vertriebssoftware effizient zu arbeiten?
Heiko Fischer: Hier braucht es zwei „Wissensstränge“: Zum einen benötigt man grundlegende Computerkenntnisse und ein Verständnis für die Bedienung von Webanwendungen. Natürlich beinhaltet das auch das Wissen um die spezifischen Anforderungen der Software, für die man sich entschieden hat. Das kann man über Schulungen und/oder Tutorials erreichen. Dann erfordert es natürlich noch ein Grundverständnis für Vertriebsprozesse und Kundenmanagement! Das kann dann schnell zu einem Fulltime-Job werden!
Welche weiteren Voraussetzungen sollten im Betrieb erfüllt sein, um sinnvoll mit einer digitalen Vertriebslösung zu arbeiten?
Heiko Fischer: Wenn man sich dafür entscheidet, in den digitalen Vertrieb professionell einzusteigen, ist es unabdingbar, dass die Kunden- und Interessentendaten so gepflegt sind, dass man mit ihnen arbeiten und sie vor allem auswerten kann. Dann braucht es auch eine Website mit integrierten digitalen Services, wie z. B. einen Angebotskonfigurator oder eine Online-Terminvereinbarung.
Zusätzlich können aktive Social-Media-Kanäle und professionelles Werbematerial dabei helfen, die digitale Präsenz des Unternehmens zu stärken und den Vertrieb zu unterstützen.
Welche rechtlich relevanten Anforderungen sollte der Unternehmer bzw. die Unternehmerin vor der Arbeit mit einer infrage kommenden Lösung an deren Umgang mit Daten stellen?
Heiko Fischer: Vor der Einführung einer cloudbasierten Vertriebslösung sollte sichergestellt werden, dass die Lösung alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt. Das bedeutet, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert und verarbeitet werden und die Software über entsprechende Verschlüsselungs- und Zugriffsschutzmechanismen verfügt.
Zudem sollten klare Richtlinien zur Datenverarbeitung und -speicherung bestehen, und es sollte nachvollziehbar sein, wie und wo die Daten gespeichert werden. Auch das Einholen von Einwilligungen zur Datennutzung von Kunden muss gewährleistet sein.
Welcher digitale Reifegrad sollte im Unternehmen vorhanden sein, um eine cloudbasierte Vertriebsunterstützung wirklich sinnvoll integrieren zu können? Und kann man diesen selbst ermitteln?
Heiko Fischer: Der digitale Reifegrad des Unternehmens sollte bereits auf einem Niveau sein, auf dem grundlegende digitale Prozesse etabliert sind. Dazu gehört, dass die Mitarbeiter mit digitalen Tools vertraut sind und es eine gewisse IT-Infrastruktur gibt, die den Einsatz einer cloudbasierten Lösung unterstützt.
Es ist möglich, den digitalen Reifegrad selbst zu ermitteln, indem man die bestehenden digitalen Prozesse und die IT-Kompetenzen im Unternehmen bewertet. Es gibt auch spezielle Reifegradmodelle und -tests, die Unternehmen dabei helfen können, ihren Stand zu bestimmen und gezielte Verbesserungen zu planen.
Wo können sich interessierte Unternehmer:innen detailliert zum Thema cloudbasierte Vertriebsunterstützung informieren?
Heiko Fischer: Interessierte Unternehmer können sich bei Fachportalen, IT-Dienstleistern und Branchenverbänden umfassend informieren. Auch Webinare, Fachmessen und Konferenzen bieten eine gute Gelegenheit, sich über aktuelle Entwicklungen und Best Practices im Bereich cloudbasierte Vertriebsunterstützung zu erkundigen.
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