Was ist eigentlich Digitalisierung? Warum müssen Handwerksunternehmen Geschäftsabläufe digitalisieren? Worum geht es konkret? Worauf kommt es an? Wie kann ich meine MitarbeiterInnen überzeugen? Was bringt der Zugriff auf Unmengen jederzeit abrufbarer Daten und Projektwissen in der Cloud? Wie setze ich als UnternehmerIn die Digitalisierung praktisch um? Und wer kann mich im Zweifel dabei unterstützen?
Wissen ist immer ein Erfolgsfaktor – sowohl im Tagesgeschäft als auch bei der Digitalisierung von Handwerksbetrieben. Wer Zugriff auf profundes Wissen hat, verschafft sich einen grundsätzlichen Vorteil: Er kann faktenbasiert entscheiden und zielgerichtet handeln!
Wir sprachen mit Heiko Fischer, Geschäftsführer der G+F Verlags- und Beratungs- GmbH und Coach für die von G+F initiierten Wissens- und Serviceplattformen www.100prozent.digital und www.digitalisierung-praktisch-gestalten.de , die in Kooperation mit der NürnbergMesse das Forum Digitalisierung praktisch gestalten im Handwerk auf der Chillventa 2022 vom 11. bis 13. Oktober 2022 organisieren.
Herr Fischer, wann spricht man eigentlich von Digitalisierung?
Digitalisierung bedeutet aus unserer Sicht, den eigenen Betrieb durch den Einsatz von internetbasierten Technologien besser zu machen. Zahlreiche digitale Pioniere zeigen mit ihren Beispielen, wie sich jeder Bereich und jeder Ablauf eines Handwerksbetriebs durch Digitalisierung optimieren lässt. Wichtig ist dabei, die Produktivität, die Arbeitskultur, die Kunden, die Unternehmensstrategie und das sich durch neue Anforderungen verändernde Geschäft im Handwerk als Gesamtheit, als System zu verstehen.
Wir haben durch unsere Arbeit bereits viele digitale Pioniere aus dem Handwerk kennengelernt. Diese Unternehmen zeigen immer wieder ein erstaunliches Innovationspotenzial. Es ist schon beeindruckend zu sehen, wie Innenausstatter zu Marketingexperten und Tischler zu Ideengebern oder selbst zu Softwareentwicklern werden. Meine Botschaft im Gespräch mit Unternehmern lautet immer: Digitalisierung ist mehr als nur die Optimierung der Organisationssysteme und Arbeitsabläufe. Sie verändert die Unternehmen und macht sie fit für die Zukunft!
Wie plant ein Unternehmer konkrete Digitalisierungsmaßnahmen, wo setzt man den Anfang?
Zuerst muss ich wissen, wo ich stehe. Und ich muss meine Prozesse verstehen. Es beginnt also immer mit einer Analyse meines IST-Zustands. Ohne zu wissen, wo mein Anfang ist, fehlt das Fundament für alle weiteren Überlegungen und die daraus folgenden Maßnahmen.
Welche Informationen benötigen UnternehmerInnen, um mit dem „Umbau“ von „traditionell“ auf „digital“ beginnen zu können?
Ohne Plan geht nichts. Um den erstellen zu können, braucht es die Bestimmung des digitalen IST-Zustands, also wo fange ich an, und die Beschreibung des gewünschten SOLL-Zustands, also wo will ich hin. Dann müssen die richtigen Prioritäten gesetzt werden. Was digitalisiere ich als Erstes, womit geht es dann weiter? Ein sauber ausgearbeiteter Zeitplan und eine smarte Umsetzungsstrategie dienen der Überwachung bei der Umsetzung und Erreichung der Ziele. Und schließlich gilt es, herauszufinden, welche Technologien und Softwarelösungen am besten für meinen Betrieb geeignet sind. Das Know-how dafür kann man sich über professionelle Informations- und Beratungsangebote ins Haus holen. Heute gibt es für nahezu jede Anforderung ein Förderprogramm von Bund und/oder Land. Sowohl die Beratung als auch die Umsetzung kann mit Förderquoten zwischen 50 und 100 Prozent gefördert werden.
Wie wichtig ist es, Ängste und Bedenken bei den Mitarbeitern auszuräumen – und wie geht das?
Aus meiner Erfahrung ist es sehr wichtig, den MitarbeiterInnen gleich zu Anfang den Sinn der Veränderung und die Vorteile für die Arbeit und für das ganze Unternehmen zu erklären. Dafür muss man sich wirklich Zeit nehmen und mehrere Gesprächs- und Präsentationsrunden drehen. Am Beispiel des mobilen Monteurs hat es sich bewährt, dass entweder der Chef oder jemand vom IT-Dienstleister z. B. eine gewisse Zeit mit auf der Baustelle unterwegs ist und vor Ort zeigt, was wann wo einzutragen ist. Wenn das Unternehmen digital begeisterte Mitarbeiter hat, können diese auch als Coach für den Rest der Belegschaft agieren.
Sind aus Ihrer Sicht digitale Arbeitsweisen geeignete Mittel, um Fachkräfte für den Betrieb anzuwerben?
Innovative Arbeitsweisen wirken laut dem Digibarometer Handwerk auf den Kunden sehr positiv. Viele HandwerksunternehmerInnen, mit denen ich spreche, sagen mir, dass smart entwickelte und umgesetzte digitale Arbeitsweisen auch beim Nachwuchs und bei modernen Fachkräften sehr gut ankommen. Warum ist das so? In der Regel machen sie das Arbeiten wesentlich einfacher, innovativer und stressfreier.
Welche Bedeutung hat die Digitalisierung von Handwerksbetrieben für die Kundengewinnung und die Entwicklung passgenauer Kunden-Services?
Cloudbasierte Softwarelösungen für den Vertrieb machen den Datendschungel transparent – sowohl in eigenen Systemen als auch im Internet. Zum Beispiel helfen sie dabei, Besucher auf der Website zu identifizieren und zu kontaktieren. Man kann mit ihnen die Sichtbarkeit des Betriebs im Internet messen und den Überblick über die Kundenkommunikation per E-Mail, Website oder Messenger behalten. Es ist möglich, schnell und nachvollziehbar auf Aktivitäten im Produktkonfigurator oder in den vom Unternehmen bedienten sozialen Medien zu reagieren. Nicht zuletzt dienen sie auch dazu, Termine, Aufträge und Rechnungen zu verwalten und einen systematischen, effizienten Kundensupport zu ermöglichen.
Warum sollte ein Unternehmer sich im Rahmen der Digitalisierung speziell mit der Vertriebsunterstützung beschäftigen?
KundInnen agieren digital und erwarten schnelle digitale Services. Entsprechend muss der Vertriebsprozess in jedem Unternehmen entwickelt werden – unabhängig davon, ob das im Handwerk ist. Der Kunde „sucht“ sein Produkt und den passenden Handwerker heute im Internet. Die Vergleichsmöglichkeiten sind enorm. Hier besteht also die Gefahr, KundInnen zu verlieren.
Ergo muss ich heute eine moderne Website haben, sollte immer gut erreichbar sein und Kunden eine schnelle Antwort garantieren – auch wenn es z. B. per E-Mail ist. Es gibt ja beispielsweise die Möglichkeit, Angebotskonfiguratoren auf der Website einzusetzen, um die Wünsche der Interessenten abzufragen und darauf kompetent und zeitnah zu reagieren.
Welche Eigenschaften und Funktionen können HandwerkerInnen von einer modernen Software zur Vertriebsunterstützung erwarten?
Die Software muss cloudbasiert sein. Dann kann ich als ChefIn von überall und mit jedem Gerät (PC/Notebook/Tablet/Smartphone) von überall auf die Daten zugreifen. Ich erwarte eine Flexibilität in der Nutzerzahl – das heißt, ich bezahle nur das, was ich nutze. Ich erwarte die Integration meiner E-Mails und dass in verschiedenen Vertriebsprozessen die Software automatisch Mails verschicken kann.
Dass die Software den deutschen Datenschutzrichtlinien entspricht – Stichwort DSGVO – versteht sich von selbst. Außerdem erwarte ich eine einfache Bedienung – es muss Spaß machen, mit der Software zu arbeiten!
Welche speziellen Eigenschaften sollten digitale Vertriebstools erfüllen, um für den Einsatz in einem modernen Handwerksbetrieb infrage zu kommen?
Beim Vertrieb benötigt man keine Software, die speziell auf das Handwerk zugeschnitten sein muss. Es geht um Angebote, Kunden und Abschlüsse. Wichtig ist, dass die Vertriebssoftware eine Schnittstelle zur Branchensoftware hat, um beispielsweise eine doppelte Führung der (Adress-)Daten zu vermeiden.
Kundendienst ist ein UnternehmerInnenanliegen, aber auch MitarbeiterInnensache. Wie können HandwerksunternehmerInnen dafür sorgen, dass die MitarbeiterInnen die Serviceorientierung auch digital mittragen und verinnerlichen?
Dazu müssen die technischen Voraussetzungen im Unternehmen geschaffen sein. Damit meine ich, dass der „Kundendienstler“ oder die „Kundendienstlerin“ bzw. der Monteur oder die Monteurin mit Tablet und entsprechender Softwareanbindung ausgestattet ist. Gerade bei Wartungen und Kleinreparaturen macht es auf jeden Fall Sinn, den kaufmännischen Prozess über ein mobiles Gerät abzubilden. Die Lösung sollte dann auch die Möglichkeit bieten, dass der Kunde bzw. die KundIn auf dem mobilen Gerät – in der Regel ein Tablet – unterschreibt. Und der Clou wäre, dass KundInnen sofort via EC, Kreditkarte oder einem Bezahldienst die Rechnung begleichen kann. Das bietet sich insbesondere bei Wartungen und kleineren Reparaturen an.
Wie findet ein Unternehmer bzw. eine Unternehmerin heraus, welche (digitalen) Trends oder Zukunftstechnologien für deren Betriebe relevant sind?
Inspirationen und guten Input zu den existierenden Zukunftstechnologien und Entwicklungen findet man zum Beispiel bei den BeraterInnen für Information und Technologie der Handwerkskammern, kurz BIT.
Aber auch auf Wissensplattformen kann man sich hervorragend informieren. Und der Austausch mit KollegInnen ist sehr wichtig. Das geht besonders gut auf entsprechenden Veranstaltungen wie Handwerker-Barcamps, Messen und Ähnlichem.
Wann macht es Sinn, sich zum Thema Digitalisierung Wissen von außen ins Unternehmen zu holen?
Erwiesenermaßen sind die Unternehmen am erfolgreichsten, die in einem regelmäßigen und fruchtbaren Wissensaustausch mit ihrem „Ökosystem“ stehen, also mit allen GeschäftspartnerInnen und KollegInnen – aber auch darüber hinaus. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie man diesen Austausch gestalten kann. Bleiben dann immer noch essenzielle Fragen offen oder benötigt man an der einen oder anderen Stelle eine intensive Prozessbegleitung oder Coaching, kann man sich die Hilfe eines guten und renommierten Beratenden holen, der sich sowohl im Bereich Technologie als auch mit den Anforderungen des Handwerks gut auskennt.
Herr Fischer, besten Dank für das interessante Gespräch!
TIPP für Besucher der Chillventa 2022
Die Wissensplattform Digitalisierung praktisch gestalten ist auf der Chillventa 2022 vom 11. bis 13. Oktober 2022 als Kooperationspartner der NürnbergMesse für die Umsetzung des Forums Digitalisierung praktisch gestalten im Handwerk in Halle 8/Stand 8-528 verantwortlich.
Die Veranstaltungszeiten des Forums sind von Dienstag bis Donnerstag 10.00 bis 17.00 Uhr. Das vollständige Programm des Forums Digitalisierung praktisch gestalten im Handwerk auf der Chillventa 2022 finden Sie hier.
Heiko Fischer
Für den Geschäftsführer der G+F Verlags- und Beratungs- GmbH gilt: „Keine Kompromisse: Alles, was digitalisiert werden kann, wird auch digitalisiert.“ Diese Aussage macht deutlich, wie das G+F-Team beim Thema Digitalisierung denkt und handelt.
Mit seiner fast 30-jährigen Firmengeschichte unterstützt G+F als Vordenker und Umsetzer Handwerksunternehmen dabei, vom digitalen Wandel zu profitieren. Zudem ist G+F Initiator der Wissens- und Serviceplattformen www.digitalisierung-praktisch-gestalten.de und 100prozent.digital, die sich explizit an das Handwerk richten.
